HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG MÁY PHOTO BỀN VÀ TRÁNH HƯ HỎNG SỚM
Máy photocopy có thể sử dụng lâu dài trong khoảng 5-7 năm. Để làm được điều này người sử dụng máy photocopy cần bảo trì và chăm sóc tốt cho nó. Ngoài ra việc bảo dưỡng đúng cách còn giúp máy photocopy kéo dài tuổi thọ, hoạt động tốt, bền bỉ trong thời gian dài. Côgn ty Anh Minh Đạt mách bạn một số cách giúp bảo quản máy tốt, tránh hư hỏng sớm như sau:
- Thường xuyên lau bụi và vết bẩn trên mặt kính máy photocopy bằng cồn giúp làm sạch máy trong quá trình sử dụng.
- Tránh làm rơi kìm hoặc vật lạ vào khay máy photocopy hoặc khay nạp tài liệu, vì điều này có thể làm xước bộ phận chụp ảnh.
- Nên lấy giấy dọc theo chiều giấy khi sao chụp
- Không nên tắt máy thường xuyên vì dễ làm hỏng máy (nên tắt máy 10-15 giây rồi bật lại)
- Đặt máy photocopy trên bề mặt ổn định, không đặt máy ở nơi có ánh sáng trực tiếp hoặc nhiệt độ, độ ẩm thay đổi vì như vậy máy sẽ nhanh hỏng và không bền.
- Khi máy không được sử dụng thường xuyên, nên tắt nguồn.
- Không làm vỡ máy photocopy hoặc để bất cứ thứ gì rơi vào máy
- Đặt hộp mực của máy nơi khô ráo, không tháo ra trước khi sử dụng
- Đảm bảo có không gian xung quanh máy
- Nếu khối lượng công việc nặng, bạn nên chọn dòng máy nhanh hơn khi mua hoặc thuê máy photocopy, không sử dụng máy quá công suất tối đa của máy trong tháng hiện tại. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tuổi thọ của máy
Về không gian và môi trường sử dụng để đặt máy
- Đặc điểm của máy photocopy, đặc biệt là dòng máy có tốc độ nhanh, công suất lớn là tỏa nhiều nhiệt. Vì vậy, khi đặt máy photocopy, bạn phải chú ý đến không gian đặt máy. Bạn cần chọn nơi khô ráo, không ẩm thấp và ít bụi bẩn để đặt máy photocopy như gần cửa sổ, đường đi …
- Không để ánh sáng trực tiếp chiếu vào mà cần che chắn dụng cụ để tránh nhiệt độ quá cao. Cần có một khoảng không gian nhất định cho vị trí đặt máy. Nên đặt máy cách tường ít nhất 30cm để đảm bảo quá trình tản nhiệt của máy. Đặt máy gần ổ điện để tránh vấp phải dây điện nguy hiểm khiến nguồn điện máy không ổn định, chập điện. Không nên dùng vải, ni lông để phủ lên bề mặt máy khi máy đang chạy vì sẽ cản trở quá trình tản nhiệt, gây nóng máy và hỏng máy. Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt độ thấp sang nơi có nhiệt độ cao, máy cần được nghỉ ít nhất 2 giờ mới có thể bật lại.
Kiểm tra máy photocopy
- Trước khi đưa máy vào sử dụng thì chúng ta nên kiểm tra nó để tránh những trường hợp lỗi trong quá trình máy hoạt động.
- Bạn hãy kiểm tra khay để giấy, kiểm tra giấy có bị ẩm mốc hay không, bị rách hay không. Và hãy nhớ rằng, khi bạn muốn copy một tài liệu nào đấy, hãy tháo kẹp giấy ra.
- Trước khi hoạt động hãy kiểm tra xem giấy in có bị gấp nếp ở các góc hay không? Bạn hoàn toàn có thể sử dụng lại giấy cũ photocopy để tiết kiệm được giấy cũng như chi phí, tuy nhiên giấy đó phải được đảm bảo đủ chất lượng để photocopy.
- Đặt máy photocopy tránh xa những đồ ăn, thức uống dễ gây ẩm mốc
- Để thức ăn gần máy photocopy cũng có thể khiến các loại côn trùng có hại như gián, chuột chạy vào bên trong gây hư hỏng máy.
Vệ sinh – sửa chữa máy photocopy
- Thường xuyên vệ sinh – bảo trì máy: Làm sạch bề mặt máy photocopy, hộp mực, trống cảm quang, sấy, bộ phận nhận giấy, v.v. Việc vệ sinh máy khá khó khăn đối với những người mới làm quen với máy. Bạn có thể tham khảo cách vệ sinh hoặc liên hệ với kỹ thuật viên, đơn vị cung cấp máy photocopy để vệ sinh một cách chính xác và đạt hiệu quả cao nhất.
- Nên sửa chữa theo tình trạng máy (bộ phận nào hư hỏng thì sửa ngay bộ phận đó), không để máy hư quá nặng ảnh hưởng đến các linh kiện khác gây tốn kém chi phí sửa chữa.
- Đối với các đơn vị sử sụng nhiều, máy hoạt động liên tục nên kiểm tra, bảo trì máy định kỳ. Để dễ dàng chuẩn đoán chính xác tình trạng máy, linh kiện cần sửa chữa, thay thế. Xử lý dứt điểm sự cố gặp phải
- Nếu máy đã quá cũ, qua lỗi thời thì bạn nên thay thế máy mới hoặc thuê máy để tránh tình trạng tốn chi phí sửa chữa mà máy hoạt động kém hiệu quả.
Khi khởi động hoặc tắt máy
- Bạn không nên tắt mở thiết bị liên tục. Sau khi tắt thiết bị, hãy đợi 15 giây rồi bật lại
- Trước khi tháo hoặc lắp bất kỳ bộ phận nào, phải tắt nguồn. Nếu máy sẽ không được sử dụng trong nhiều ngày, nó nên được rút phích cắm.
- Hãy đảm bảo rằng điện áp sử dụng ổn định và phù hợp với quy định của nhà sản xuất. Ổ cắm được sử dụng bởi máy này phải là ổ cắm độc lập, không dùng chung với các thiết bị khác.
- Không để kim ghim, ghim, ốc vít, … rơi vào máy. Bạn cần sắp xếp và không nên để những vật dụng này trên máy.
Sửa dụng mực- linh kiện
- Sử dụng mực – linh kiện đúng chất lượng: Nhiều người thường tiết kiệm tiền để mua mực – linh kiện giá rẻ. Người ta tin rằng việc sử dụng các loại mực này không ảnh hưởng đến chất lượng của máy photocopy chính hãng. Tuy nhiên, đây là một trong những hiểu lầm nguy hiểm khiến máy photocopy bị hư hỏng nặng.
Bởi vì, khi sử dụng mực in kém chất lượng sẽ khiến sản phẩm máy photocopy bị phai màu. Đồng thời, mực in lẫn nhiều tạp chất sẽ khiến máy nhanh hỏng, kẹt giấy. Hoặc làm trầy xước các thiết bị bên trong máy photocopy như trống, cảm quang, ….